มาทำความรู้จักกับโปรแกรม ERP

        ERP (Enterprise Resource Planning) หมายถึงการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

โปรแกรม ERP คือระบบที่นำแนวคิดนี้มาออกแบบโปรแกรมให้เชื่อมต่อกระบวนการทางธุรกิจต่างไว้ด้วยกัน ทั้ง ระบบบริหารการ

ผลิต, ระบบการบริหารสต็อค การสั่งซื้อ การขายและการทำบัญชีการเงิน เพื่อให้ทุกแผนกทำงานแบบเชื่อมโยงถึงกันได้อย่างเป็น

real time


        โดยการเชื่อมโยงนี้ จะช่วยให้บริษัทวางแผนการจัดสรรทรัพยากรต่างๆ ภายในบริษัทให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเพิ่มความถูก

ต้องของข้อมูล ที่จะเป็นตัวช่วยให้กับผู้บริหารใช้ในการวางแผนองค์กรต่อไปในอนาคต

        แท้จริงนั้น โปรแกรม ERP เหมาะกับทุกบริษัทที่ต้องการให้ข้อมูลในบริษัทเชื่อมโยงแบบ real time ถึงกันทั้งบริษัท เพราะ

แต่ละแผนกมักมีการทำงานที่เกี่ยวข้องกันและต้องใช้ข้อมูลในชุดเดียวกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าให้เฉพาะเจาะจงลงไปว่าความ

จำเป็นของโปรแกรม ERP ของแต่ละธุรกิจนั้นเป็นอย่างไร อาจอธิบายได้ดังนี้


1.กลุ่มธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม

เป็นธุรกิจประเภทแรกๆ ที่ ERP มีความจำเป็นอย่างมาก เพราะกระบวนการวางแผนการผลิต, การวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบ,

กระบวนการขาย, การรับสินค้าหรือส่งสินค้า ในทุกแผนกต้องมีการใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกัน เพื่อให้การจัดการในโรงงานเป็นไปด้วย

ความราบรื่น ฝ่ายขายตอบคำถามลูกค้าได้ว่าสินค้าจะจัดส่งได้เมื่อไหร่ ฝ่ายวางแผนก็วางแผนจัดสรรตารางการผลิตได้อย่างเหมาะ

สมกับสภาวะกำลังการผลิตที่มี ฝ่ายจัดซื้อสามารถวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบต่างๆ ได้อย่างเหมาะสมทั้งปริมาณ และเวลาที่ต้องการ

ใช้ ต่างๆ เหล่านี้เป็นต้น


2.กลุ่มธุรกิจซื้อมาขายไป

เป็นอีกธุรกิจที่หัวใจสำคัญคือ การบริหารงานสินค้าคงคลัง การจัดการคลังที่ดีจะต้องมาจากองค์ประกอบของข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้วย

ทั้งข้อมูลการซื้อการขายที่ควรเชื่อมโยงถึงกันด้วยความรวดเร็ว มีข้อมูลติดตามอัตราการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลังได้ว่าตัวไหน

ขายดี ขายไม่ดี เพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดซื้อสินค้า หรือขณะเดียวกันฝ่ายขายควรมีข้อมูล real time ที่จะบอกลูกค้าได้ในขณะนั้น

ว่าสินค้าที่ต้องการมีปริมาณเพียงพอในคลังหรือไม่ เพื่อไม่ให้เสียโอกาสในการขาย และท้ายสุดในฝั่งของบัญชีต้องสามารถนำข้อมูล

ทั้งหมดมาใช้ในการจัดทำงานทางบัญชีได้อย่างรวดเร็ว และข้อมูลถูกต้อง โดยไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน

1. ERP ช่วยให้เห็นภาพรวมทั้งหมดของธุรกิจ

โปรแกรม ERP คือระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในองค์กรไว้ด้วยกัน ทำให้เราเห็นข้อมูลทั้งหมดที่สัมพันธ์กันและสามารถ

วิเคราะห์และเห็นภาพรวมขององค์กรได้ในทันทีช่วยในการวิเคราะห์ แก้ไขปัญหา และเพิ่มโอกาสต่างๆ ในทางธุรกิจได้


2. ERP ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน

เพราะระบบ ERP ช่วยให้แต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เชื่อมถึงกันได้ ทำให้ไม่ต้องมีการนำข้อมูลดังกล่าวมาทำงานอีกรอบ

และยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจาก Human error ได้ด้วย


3. ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อใช้ระบบ ERP แล้ว จะช่วยลดเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน หรือลดความผิดพลาดที่เกิดจากคนในการบันทึกข้อมูล องค์กรสามารถ

ใช้เวลาส่วนนี้ในการสร้างมาตรฐานในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น หรือเพิ่มศักยภาพของพนักงานในด้านอื่นๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพการ

ทำงานที่ดีต่อองค์กร


4. ERP ช่วยให้ง่ายต่อการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง

โปรแกรม ERP สามารถสร้างคำสั่งงานได้โดยอัตโนมัติ เช่น วันเวลาในการดำเนินการ, ข้อมูลชื่อลูกค้า, ชื่อคู่ค้า, เลขที่เอกสาร, ผู้รับ

ผิดชอบในแต่ละแผนก ในระบบสามารถจัดเก็บและบันทึกข้อมูลต่างๆ ไว้ทั้งหมดทำให้ทราบที่มาของงานในแต่ละแผนก สามารถ

ตรวจสอบลำดับงานต่างๆ ว่าเป็นไปอย่างถูกต้องหรือไม่


5. ERP ช่วยด้านความปลอดภัยของข้อมูล

จากการจดบันทึกข้อมูลในกระดาษ การบันทึกข้อมูลใน excel หรือการบันทึกในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง เมื่อนำซอฟต์แวร์ ERP

มาใช้ ข้อมูลต่างๆ จะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง และลดโอกาสที่ข้อมูลจะสูญหายจากการแยกเก็บไว้หลายที่ หรือ

หลายformat